Si specifica inoltre come tutte le società controllate siano sottoposte a revisione contabile, obbligatoria o volontaria, e dispongano di presidi formalizzati per gli aspetti afferenti le tematiche di Risk Management, l’applicazione della L. 262/2005 e l’elaborazione e rendicontazione dei dati non finanziari.Regolamento di Gruppo
Il Regolamento di Gruppo (“Regolamento”), approvato dal Consiglio di Amministrazione di GHC nel corso del 2020, individua gli ambiti e definisce le modalità di esercizio dell’attività di direzione e coordinamento da parte della Capogruppo nei confronti delle società controllate, in coerenza con gli obiettivi strategici, le politiche di sviluppo e le linee di indirizzo gestionale definite dalla Capogruppo.
Difatti, alla luce del modello organizzativo sopra menzionato, l’attività di direzione e coordinamento della Capogruppo si esplica in particolare attraverso le seguenti modalità:
-definizione di atti di indirizzo e coordinamento volti a perseguire l’interesse del Gruppo, nonché lo sviluppo e la valorizzazione di tutte le società che ne fanno parte;
-autorizzazione preventiva al compimento da parte delle società controllate delle “Operazioni di Rilievo” (così come definite nel Regolamento);
-definizione del sistema normativo di Gruppo, dei flussi informativi e di altri processi di raccordo volti a garantire un efficace coordinamento tra le società del Gruppo;
-definizione di un indirizzo unitario dello SCIGR.
A fronte dell’attività di direzione e coordinamento esercitata dalla Capogruppo, ciascuna società controllata è tenuta a:
-recepire ed attuare gli indirizzi, le direttive e le istruzioni impartite dalla Capogruppo;
-richiedere alla Capogruppo l’autorizzazione preventiva al compimento delle “Operazioni di Rilievo”;
-recepire e rispettare il sistema normativo di Gruppo, nonché promuovere i flussi informativi e gli altri processi di raccordo con la Capogruppo e con le altre società controllate;
-promuovere i controlli interni di propria competenza nel contesto dell’indirizzo unitario dello SCIGR definito dalla Capogruppo, assicurando che tutte le funzioni e gli organi deputati al controllo (sia della Capogruppo che delle società controllate) non vengano ostacolati nell’esercizio delle proprie funzioni ed instaurino tra loro rapporti di collaborazione proficui, ferma restando in ogni caso la responsabilità della relativa società controllata.
L’obiettivo del Regolamento consiste pertanto nell’indicare:
-gli ambiti strategici od operativi in cui si estrinsecano gli atti di indirizzo e coordinamento;
-le “Operazioni di Rilievo” che devono essere sottoposte alla preventiva autorizzazione del Consiglio di Amministrazione o dell’Amministratore Delegato della Capogruppo;
-gli strumenti attraverso cui si applica l’indirizzo e il coordinamento ovvero il sistema normativo di Gruppo, i flussi informativi (come di seguito definiti), e altri processi di raccordo, quali Comitati infragruppo;
-i processi aziendali soggetti all’attività di direzione e coordinamento della Capogruppo, suddivisi per materie rilevanti, e le responsabilità sia della Capogruppo sia delle società controllate per ciascun ambito.
Sistema normativo di Gruppo
Con riferimento al modello organizzativo appena descritto, la Capogruppo definisce il sistema normativo di Gruppo individuando specifici strumenti normativi e operativi (quali, a titolo esemplificativo, procedure, policy, linee guida, direttive e raccomandazioni), riguardanti le concrete modalità con le quali viene esercitata l’attività di direzione e coordinamento. A tale riguardo, si specifica come la Capogruppo abbia proceduto già nel 2018 ad emettere un’apposita Procedura aziendale (“Gestione del sistema normativo aziendale” o “Procedura 0”), che ha l’obiettivo di definire le regole per la gestione del sistema normativo aziendale, inteso come il complesso di regole cui attenersi nella gestione dei processi della Società.
L’insieme di tali strumenti, definiti ‘‘top-down’’, vengono emanati dalla Capogruppo e devono essere recepiti dagli Organi Amministrativi delle Società Controllate o dai rispettivi organi delegati (sulla base delle indicazioni di volta in volta ricevute dalla Capogruppo).
Nell’ambito del complessivo sistema normativo del Gruppo, oltre a recepire ed applicare tali strumenti normativi, ciascuna società controllata individua ed emana specifici strumenti normativi e operativi (quali, a titolo esemplificativo, procedure), nel rispetto del sistema normativo di Gruppo, per adempiere ad eventuali richieste o indicazioni della Capogruppo, per le quali la stessa può fornire un modello di riferimento, o a necessità interne, derivanti ad esempio dalla gestione del proprio Sistema Qualità o di altre certificazioni o della normativa di riferimento.